3 cách ưa thích để sử dụng Copilot trong Outlook

[Saviba]

Tổng quan​

Microsoft Copilot là một công cụ mạnh mẽ giúp cải thiện năng suất trên các sản phẩm Microsoft 365, bao gồm Outlook. Copilot trong Outlook cung cấp một số khả năng quản lý thư và thúc đẩy giao tiếp hiệu quả. Sau đây là 3 cách hữu ích để luôn kiểm soát hộp thư đến của bạn.
Lưu ý: Copilot trong Outlook (và các ứng dụng Microsoft 365 khác) yêu cầu giấy phép Copilot - cho dù đó là giấy phép Microsoft 365 Copilot do tổ chức của bạn cấp hay đăng ký Copilot Pro thông qua tài khoản Microsoft cá nhân (có giá 20 USD/tháng).

1. Tóm tắt các chuỗi email dài​

Các chuỗi email dài có thể nhanh chóng trở nên hỗn loạn, khiến việc theo dõi những chi tiết chính trở nên khó khăn. Copilot trong Outlook giúp bạn nhanh chóng trích xuất các chi tiết quan trọng và những điểm hành động từ các chuỗi email dài (còn được gọi là những cuộc hội thoại) một cách liền mạch.
Để thực hiện việc này, hãy chọn một cuộc hội thoại email trong Outlook và chọn Summary by Copilot ở đầu chuỗi email. Copilot sẽ quét chuỗi và tạo bản tóm tắt cho bạn ở đầu email.
Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, Copilot đã tạo bản tóm tắt từ chuỗi email với một giám đốc hỗ trợ và nêu bật các điểm chính của cuộc thảo luận sau khi đưa ra yêu cầu dịch vụ và các bước tiếp theo.

2. Soạn thảo email như một chuyên gia​

Sau đây là cách soạn thảo email Outlook bằng Copilot:

• Khi soạn thảo email mới, hãy chọn biểu tượng Copilot từ thanh công cụ.
• Chọn Draft with Copilot từ menu drop-down.
• Trong hộp Copilot, nhập lời nhắc của bạn và sử dụng biểu tượng Generation options để chỉ định độ dài và giọng điệu mong muốn của bạn.
• Khi hoàn tất, hãy chọn Generate và Copilot sẽ soạn thảo nội dung cho bạn.
• Nếu không hoàn toàn như mong muốn, hãy chọn Regenerate draft.
• Khi đã hài lòng với kết quả, hãy chọn Keep it.

3. Duy trì sự rõ ràng và giọng điệu nhất quán cho email​

Nếu bạn từng đau đầu về việc email của mình có phù hợp hay không, tính năng huấn luyện email của Copilot sẽ là cứu cánh. Ngoài việc hỗ trợ soạn thảo email, Copilot trong Outlook còn giúp bạn soạn thảo email hiệu quả hơn bằng tính năng huấn luyện email.

Từ biểu tượng Copilot trên thanh công cụ, chọn Coaching by Copilot từ menu drop-down. Copilot sẽ tạo một báo cáo nhỏ với các phát hiện của mình và đưa ra các đề xuất để giao tiếp hiệu quả hơn.
Lưu ý: Copilot chỉ khả dụng trong Outlook "mới" cho web, Outlook Online và Outlook cho Windows. Ngoài ra, ngoài tài khoản công việc hoặc trường học, Copilot trong Outlook chỉ hỗ trợ tài khoản Microsoft sử dụng địa chỉ email , , và chứ không phải địa chỉ email của bên thứ ba, như Gmail.
Copilot trong Outlook không chỉ giúp bạn dễ dàng vượt qua rào cản tinh thần khi bắt đầu hoặc tiếp tục cuộc trò chuyện qua email mà còn giúp cải thiện giao tiếp qua email của bạn. Copilot trong Outlook còn cung cấp thêm một số tính năng khác, như khả năng tạo nhanh lời mời họp từ cuộc thảo luận qua email. Tuy nhiên, các tính năng này chỉ khả dụng nếu bạn có giấy phép Microsoft 365 Copilot (Work).